Acerca del DMS (Documen Management System)

Si hay algo que cause preocupación en las organizaciones es el manejo adecuado de la cantidad de información que entra y sale de ellas, ya que al tener millones de datos circulando en forma impresa y digital se hace una odisea poder rastrear de una manera efectiva y eficaz los documento que se requieren para determinado trabajo. Por ello se creó el DMS, conocido en español como Sistema de Gestión documental, un software capaz de administrar grandes cantidades de documentos digitalizados con el fin de optimizar el tiempo, espacio y dinero de las empresas; Se debe tener la mayor cantidad posible de documentos físicos digitalizados ya que esto nos ayudara también a tener acceso a cualquier documento desde cualquier sitio y no es necesario ir a buscarlo y acceder físicamente a él, además que los documentos digitalizados son la razón de ser de este software.

Por ejemplo, al momento de tratar de localizar varios documentos en una empresa necesarios para el cliente y directivos, si la empresa ni cuenta con un DMS, y los documentos están en diferentes formatos (físicos y electrónicos) se pierde mucho tiempo tratando de encontrarlos todos, causando problemas con la eficacia del trabajo y posiblemente afectando el nombre de la empresa porno recuperar todos los documentos y dándose en muchos casos que varios de ellos se pierdan en la cantidad de información que la empresa posee.

Imagen tomada de: http://segundamanosocial.com/post/152404603658/escanea-documentos-crea-un-pdf-con-esta-app-para

SU ESTRUCTURA

• Gestión de imágenes.
• Tecnologías de reconocimiento óptico de caracteres OCR o ICR.
• Tecnologías de almacenamiento
• Gestión de documentos electrónicos (creación de grupos, creación de usuarios, asignación de metadatos, permisos, algunos permiten crear índices)
• Trabajo en grupo.
• Control de los flujos de trabajo

Tener electrónicos los documentos no es lo único que hacer para recuperar la información que poseen las empresas, ya que muchas veces al digitalizar sin una estrategia causa que se pierda el documento en el mundo de los datos digitales, por ello es necesario pensar en los metadatos, explicado en mi anterior blog Acerca de los metadatos se expone la importancia que tienen estos para la recuperación de información de una manera optima y las variantes que poseen en diferentes soportes.

Imagen tomada de: http://marianaeguaras.com/que-son-los-metadatos-de-un-libro-y-cual-es-su-importancia/

ALGUNOS DE LOS DMS MÁS CONOCIDOS SON:

Licenciados

DOCUMENTUM

FILEHOLD

FILENET

FILESTREAM

COGNIDOX

ONBASE

Open Source 

KNOWLEDGETREE

DATASTORE

DOCSYS

WDMS

NEWDOCS

XINCO

ALFRESCO

En el siguiente vídeo se amplia la información acerca dela Gestión Documental, con el fin de resolver dudas acerca de este tema y generar nuevos conocimientos que a futuro permitan la apropiación en este software para el futuro profesional que se encargue de estos procesos

Referencias

• Four Key Trends in Document Managemet Solutions: http://www.cpapracticeadvisor.com/article/10683361/four-key-trends-in-document-management-solutions

• The Growing Demand of Enterprise Software Mobile Applications: http://compliance.eqms.co.uk/blog/bid/281564/The-Growing-Demand-of-Enterprise-Software-Mobile-Applications

• Emerging Trends in Document Management: http://www.buyphillips.com/documentmanagement/document-management-trends.asp